Formulare mit Adobe Acrobat und LifeCycle Designer
Viele zu erhebende Daten werden heute direkt im Web mittels online bereitgestellten HTML Formularen gewonnen. Dazu zählen Kontaktmöglichkeiten, Bestellungen, Anmeldungen, Umfragen, Anträge, Anmeldungen usw. Oftmals werden Daten aber auch im Intra- oder Extranet gesammelt und hier wünscht man sich wiederholt mehr Funktionalität als dies heute mit der zuvor erwähnten Technik der Fall ist.
Seit Jahren bietet Adobe mit seinem Reader, der Anwendung Acrobat sowie dem Entwicklungswerkzeug LifeCycle Designer einen Workflow zur Erhebung und Konsolidierung solcher Daten. Dabei werden auf Basis einer PDF Datei Formulare entworfen, die anschliessend im Reader ausgefüllt und an den Absender in verschiedenen Formaten (unter anderem XML) übermittelt werden können. Diese Übermittlung kann im einfachsten Fall per Mail, in einem Intra- oder Extranet direkt auf einen Fileserver oder sogar über von Adobe zur Verfügung gestellte Software erfolgen.
Oftmals sind die Anforderungen komplex. Formulare sollen online ausgefüllt werden und mit dem Anwender interagieren. Ein paar Anforderungen seien hier genannt:
- Sehr umfangreiche Daten sind zu erfassen, in der Regel auf mehrere Seiten verteilt.
- Interaktive Hilfsmittel innerhalb grosser Formulare sollen zur Verfügung stehen, die das effektiv zu Erfassende benutzerfreundlich steuern. So sollen bestimmte zu erfassende Daten erst eingeblendet werden, wenn diese auch erforderlich werden. Das Formular selbst wird dadurch weniger voluminös, kommt einfacher und strukturierter daher und fordert auch nur wirklich jene Daten an, die auszufüllen sind.
- Berechnete Felder sind Pflicht. Dazu gehören nicht nur nummerische Berechnungen sondern auch das Kopieren von Daten, interaktive Listenelemente, usw.
- Daten sollen ebenfalls offline erfassbar sein. Auf Papier soll wenn immer möglich verzichtet werden und erfasste Daten sollen beim Ausfüllenden speicherbar sein.
- Ausgefüllte Formulare bzw. deren Daten sollen direkt weiter verarbeitbar bleiben. Sie werden in Datenbanken hinterlegt, in anderen Anwendungen (SAP) verwertet oder auch nur durch Acrobat/LifeCycle Designer selbst gesammelt, gespeichert und gesichtet.
- Formulare sollen sozusagen on the fly erweiterbar sein. Fehlen in einem Bemerkungsfeld weitere Linien, so soll sich dieses bei Bedarf automatisch erweitern.
- Ausgefüllte Formulare sollen an eine bestimmte und vorgegebene Mailadresse gemailt werden.
- Und so weiter
Acrobat wie auch der LifeCycle Designer erfüllen solche Anforderungen elegant off- wie online. Acrobat verfügt über einfache Bordmittel, mit deren Hilfe nicht komplexe Formulare ohne weitergehende Programmierung erstellt und verteilt werden können. Mit Hilfe des LiveCycle Designers werden auch sehr anspruchsvolle Anforderungen realisiert, in denen Plausiblisierungen, gegenseitige Abhängigkeiten, usw. programmiert werden können.